Auswahl

Worauf Sie bei der Auswahl eines Softwareanbieters achten sollten

Von TaylorCom Softwareentwicklung 11. Oktober 2026 Lesezeit: 8 Minuten

Ein Softwareanbieter passt, wenn Sie vor dem Kauf wissen, wer die Software tatsächlich entwickelt, wie und zu welchem Preis Sie im Störfall jemanden erreichen, was Updates und Anpassungen kosten und wie Sie Ihre Daten mitnehmen, falls die Zusammenarbeit endet. Ein Programm lässt sich vorab testen; den Anbieter lernen Sie meist erst im Ernstfall kennen. Dieser Ratgeber zeigt, worauf Händler bei der Auswahl eines Anbieters für Kasse und Warenwirtschaft achten sollten und welche Fragen Sie jedem stellen sollten. Wir sind selbst ein solcher Anbieter; die Fragen gelten deshalb auch für uns.

Das Wichtigste in Kürze

• Rolle klären: Entwickelt der Anbieter die Software selbst, oder verkauft und betreut er sie nur?
• Erreichbarkeit prüfen: Wer nimmt den Anruf entgegen, zu welchen Zeiten, und wer löst das Problem?
• Betreuung mitrechnen: Updates, Support und Anpassungen kosten über fünf Jahre oft mehr als die Lizenz.
• Ausstieg vorher regeln: Datenexport, Vertragslaufzeit und Kündigung gehören auf den Tisch, bevor Sie unterschreiben.
• Vor dem Kauf ausprobieren: Ein Anruf beim Support sagt mehr als jede Broschüre.

Schritt 1: klären, was Sie vom Anbieter erwarten

Die Erwartungen an einen Anbieter sind sehr unterschiedlich. Beantworten Sie vor dem ersten Gespräch sechs Fragen:

• Brauchen Sie nur die Software, oder auch Rechner, Drucker und Scanner aus einer Hand?
• Soll der Anbieter einrichten, Daten übernehmen und schulen?
• Genügt Hilfe per Telefon und Fernwartung, oder muss jemand vor Ort kommen können?
• Zu welchen Zeiten arbeiten Sie, und wann müssten Sie jemanden erreichen?
• Erwarten Sie Anpassungen an Ihre Abläufe?
• Wer betreut bei Ihnen Netzwerk und Datensicherung?

Wie Sie die Anforderungen an die Software selbst aufschreiben, steht im Beitrag Die eigene Anforderungsliste. Kriterien für das Produkt finden Sie in den Ratgebern zur Auswahl einer Kassensoftware und zur Auswahl einer Lagerverwaltungssoftware.

Was ein guter Anbieter leisten muss

• Klare Zuständigkeit: Sie wissen, wer im Fehlerfall den Programmcode ändert und wer nur weiterleitet.
• Erreichbarkeit: feste Zeiten, ein direkter Weg und eine Aussage dazu, wie schnell üblicherweise reagiert wird.
• Einrichtung und Datenübernahme: Der Anbieter sagt vorher, was enthalten ist und was extra kostet.
• Updates: Gesetzesänderungen werden rechtzeitig umgesetzt, und zu jedem Update gibt es eine nachvollziehbare Liste der Änderungen.
• Ehrliche Antworten zu Anpassungen: was geht, was es kostet und ob es bei künftigen Updates erhalten bleibt.
• Ihre Daten bleiben Ihre Daten: vollständiger Export in einem gängigen Format, auch nach Vertragsende.
• Beständigkeit: Der Anbieter kann sagen, seit wann es Unternehmen und Produkt gibt.

Hersteller, Händler oder Systemhaus?

Keine der drei Formen ist grundsätzlich besser. Sie haben unterschiedliche Stärken.

Woran Sie die Rolle erkennen, beschreibt der Beitrag Software direkt vom Hersteller. Wie Hersteller, Systemhaus und Steuerberater zusammenarbeiten, steht unter Wer ist zuständig?.

Was kostet die Betreuung realistisch?

Der Preis der Lizenz steht in jedem Angebot. Die laufende Betreuung steht oft nur im Kleingedruckten. Als Richtwerte für den Markt:

• Softwarepflege im Wartungsvertrag: bei gekaufter Software üblicherweise 15 bis 23 Prozent des Lizenzbetrags pro Jahr.
• Arbeit nach Aufwand: Stundensätze für Softwareentwicklung liegen im deutschsprachigen Raum zwischen 80 und 180 Euro, bei Dienstleistern typischerweise bei 120 bis 150 Euro.
• Mietsoftware: Updates und Support sind meist im Monatspreis enthalten; rechnen Sie den Monatspreis deshalb über die gesamte Nutzungszeit.

Der Wert zur Softwarepflege stammt aus dem Wikipedia-Artikel „Softwarewartung“, der sich auf das Handbuch EDV-Recht von Jochen Schneider stützt. Die Stundensätze stammen aus der Kostenübersicht von neckar.it (beide abgerufen am 11. Oktober 2026). Zum Vergleich: Wir berechnen für Programmierung 85 Euro netto je Stunde.

Was oft vergessen wird

• Einrichtung, Datenübernahme und Schulung
• Anfahrt und Mindestabrechnung bei Einsätzen vor Ort
• Zuschläge außerhalb der Geschäftszeiten
• Kosten für das Nachziehen einer Anpassung nach einem Update

Rechenbeispiel: Bei einer Lizenz für 1.000 Euro kostet ein Wartungsvertrag zu 15 bis 23 Prozent zwischen 150 und 230 Euro im Jahr, in fünf Jahren also 750 bis 1.150 Euro. Die Betreuung erreicht damit die Größenordnung des Kaufpreises. Lassen Sie sich deshalb Lizenz und Betreuung zusammen über fünf Jahre anbieten.

Zwölf Fragen für das Erstgespräch

1. Entwickeln Sie die Software selbst, oder verkaufen Sie sie weiter?
2. Wer nimmt meinen Anruf entgegen, und wer löst das Problem?
3. Zu welchen Zeiten sind Sie erreichbar, und wie schnell reagieren Sie üblicherweise?
4. Was kostet Support: im Preis enthalten, je Fall, je Stunde oder im Vertrag?
5. Was ist bei der Einrichtung enthalten, und was kosten Datenübernahme und Schulung?
6. Wie erfahre ich von Updates, was ändert sich darin, und was kosten sie?
7. Wie schnell setzen Sie Gesetzesänderungen um?
8. Sind Anpassungen möglich, was kosten sie, und bleiben sie bei Updates erhalten?
9. Wie bekomme ich meine Daten vollständig heraus, wenn ich wechsle?
10. Seit wann gibt es Ihr Unternehmen und dieses Produkt, und was geschieht mit der Software, wenn Sie den Betrieb einstellen?
11. Kann ich mit einem Ihrer Kunden aus meiner Branche sprechen?
12. Welche Vertragslaufzeit und welche Kündigungsfrist gelten?

Notieren Sie die Antworten je Anbieter nebeneinander. Ausweichende Antworten auf die Fragen 1, 4 und 9 sind die wichtigsten Warnsignale.

Warnzeichen

• Im Impressum steht eine andere Firma als im Programmfenster, und niemand erklärt die Rollen.
• Supportfragen laufen nur über ein Formular; einen Menschen erreichen Sie nicht.
• Auf die Frage nach den Kosten der Betreuung gibt es keine Zahl.
• Updates erscheinen ohne Liste der Änderungen.
• Der Datenexport ist nicht vorgesehen oder kostet extra.
• Es wird alles zugesagt, auch was Sie gar nicht gefragt haben.

Wo TaylorCom passt – und wo nicht

Der Fairness halber dieselbe Einordnung für uns selbst.

Wir passen, wenn Sie im Handel mit Windows arbeiten und einen kurzen Weg zum Entwickler wollen. TaylorCom entwickelt die Kassensoftware QuickKasse und die Warenwirtschaft LAGER 6000 seit 1996 selbst in Bad Oeynhausen. Wer anruft, spricht mit jemandem, der das Programm kennt; geholfen wird per Telefon und Fernwartung. Die Software wird einmal gekauft, Installation und Ersteinrichtung sind enthalten, Update-Service und Telefonsupport sind optional. Anpassungen setzen wir selbst um und pflegen sie bei Updates mit; Programmierung kostet 85 Euro netto je Stunde (Stand 11. Oktober 2026).

Wir passen nicht, wenn Sie Techniker vor Ort an vielen Standorten oder eine Bereitschaft rund um die Uhr brauchen: Wir sind ein kleiner Hersteller, dafür ist ein großes Systemhaus besser aufgestellt. Dasselbe gilt, wenn Sie Ihre gesamte Technik samt Netzwerk an einen Dienstleister abgeben wollen. Und wer im Browser oder auf dem Tablet arbeiten möchte, findet bei uns nur Windows-Programme; die Gründe stehen im Beitrag Warum wir beim Windows-Programm geblieben sind.

Häufige Fragen

Ist ein Hersteller besser als ein Systemhaus?

Nicht grundsätzlich. Der Hersteller ist näher am Programm, das Systemhaus näher an Ihrem Betrieb. Wer vor allem Fehler schnell behoben und Anpassungen umgesetzt haben will, ist beim Hersteller richtig. Wer jemanden braucht, der vor Ort Rechner und Netzwerk betreut, beim Systemhaus. Beides lässt sich verbinden.

Brauche ich einen Wartungsvertrag?

Das hängt davon ab, wie stark Ihr Betrieb von der Software abhängt und wie oft sich Vorgaben ändern. Bei einer Kasse ändern sich die Vorgaben regelmäßig; dort ist ein geregelter Bezug von Updates sinnvoll. Was dabei Pflicht und was Kür ist, erklärt der Beitrag Updates bei einer Kaufversion.

Wie prüfe ich einen Anbieter vor dem Kauf?

Rufen Sie die Supportnummer an, bevor Sie Kunde sind, und stellen Sie eine fachliche Frage. Lassen Sie sich das Programm an Ihren eigenen Artikeln zeigen. Vergleichen Sie Impressum und Programmfenster. Und bitten Sie um einen Kunden aus Ihrer Branche, den Sie anrufen dürfen.

Was passiert, wenn es den Anbieter nicht mehr gibt?

Gekaufte, lokal installierte Software läuft zunächst weiter, bekommt aber keine Anpassungen mehr. Mietsoftware endet mit dem Dienst. In beiden Fällen entscheidet der Datenexport darüber, wie leicht Sie wechseln können. Fragen Sie deshalb danach, solange Sie noch wählen.

Fazit

Die Software kaufen Sie einmal, mit dem Anbieter arbeiten Sie jahrelang. Klären Sie deshalb vor dem Kauf, wer das Programm entwickelt, wie Sie jemanden erreichen, was die Betreuung über fünf Jahre kostet und wie Sie Ihre Daten mitnehmen. Stellen Sie jedem Anbieter dieselben zwölf Fragen; wer darauf klare Antworten gibt, ist ein guter Kandidat.