Auswahl
Bevor Sie Software vergleichen: Die eigene Anforderungsliste
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 6 Minuten
Die meisten Softwareauswahlen beginnen mit einem Vergleich von Funktionslisten. Das führt zuverlässig zu dem Programm mit den meisten Häkchen – und nicht unbedingt zu dem, das zu Ihrem Betrieb passt.
Der bessere Startpunkt liegt vor dem Vergleich: eine Stunde mit Zettel und Stift im eigenen Laden.
Schritt 1: Den Tag aufschreiben, wie er wirklich ist
Notieren Sie einen normalen Arbeitstag in der Reihenfolge, in der er abläuft: aufschließen, Kasse starten, Lieferung annehmen, auszeichnen, verkaufen, Sonderbestellung aufnehmen, Tagesabschluss. Keine Wunschvorstellung, sondern der Ist-Zustand, inklusive der Stellen, an denen heute mit Zettel oder Tabelle gearbeitet wird.
Aus dieser Liste entsteht die Anforderung fast von selbst – denn jede Stelle, an der Sie heute improvisieren, ist ein Kandidat.
Schritt 2: Muss, Soll und Kann trennen
| Stufe | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Muss | ohne das kommt die Software nicht infrage | rechtskonforme Kassenführung, Anbindung des vorhandenen Bondruckers |
| Soll | wichtig, aber ein Umweg wäre erträglich | bestimmter Export für den Steuerberater |
| Kann | nett, aber nicht entscheidend | Kundendisplay, Gutscheinverwaltung |
Faustregel: Mehr als fünf bis acht echte Muss-Kriterien gibt es selten. Wer zwanzig notiert, hat Soll-Punkte hochgestuft.
Schritt 3: Mengen und Rahmen notieren
Zahlen, die jeder Anbieter wissen muss, um eine sinnvolle Aussage zu treffen:
- Wie viele Artikel führen Sie, und wie viele kommen jährlich dazu?
- Wie viele Kassenplätze und Arbeitsplätze?
- Wie viele Bons an einem starken Tag?
- Welche Geräte sind vorhanden und sollen weiterlaufen?
- Wer pflegt die Daten, und wie viel Zeit steht dafür zur Verfügung?
Die letzte Frage wird am häufigsten übersehen. Ein System, das täglich zwanzig Minuten Pflege braucht, funktioniert nur, wenn diese zwanzig Minuten jemand hat.
Die vier häufigsten Auswahlfehler
- Nach der Zukunft auswählen. Software für den Betrieb kaufen, den man in fünf Jahren vielleicht hat, heißt heute mit zu viel System arbeiten.
- Den Demo-Termin ohne eigene Daten machen. Jede Software sieht mit Beispieldaten gut aus. Fragen Sie, ob Sie Ihre eigenen Artikel sehen können.
- Nur den Kaufpreis vergleichen. Einrichtung, Schulung, Datenuebernahme und laufende Kosten gehören dazu – bei Mietmodellen über die gesamte Laufzeit gerechnet.
- Das Personal nicht fragen. Wer täglich kassiert, sieht Probleme, die in keiner Funktionsliste stehen.
Was Sie mit der Liste anfangen
Schicken Sie die Anforderungsliste vorab an den Anbieter. Ein seriöses Gespräch beginnt danach damit, dass einzelne Punkte hinterfragt werden – und endet im besten Fall damit, dass Ihnen jemand sagt, welcher Ihrer Wünsche so nicht sinnvoll ist.
Wir machen das genauso: Wenn ein Punkt aus Ihrer Liste bei uns nicht gut gelöst ist, sagen wir das. Eine unpassende Installation kostet beide Seiten mehr, als ein ehrliches Nein im Vorgespräch.
Fazit
Eine Stunde Tagesablauf aufschreiben, Muss von Kann trennen, Mengen notieren – damit führen Sie jedes Verkaufsgespräch statt es zu erleben. Welche Programme wir für welche Betriebe einsetzen, zeigt die Übersicht der Branchenlösungen.