Vorsorge
Notfallplan: Was tun, wenn der Kassenrechner ausfällt?
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 6 Minuten
Die meisten Betriebe haben eine Datensicherung. Deutlich weniger haben eine Antwort auf die Frage: Wie lange dauert es, bis wir wieder kassieren können? Das sind zwei verschiedene Dinge – und nur die zweite entscheidet darüber, was ein Ausfall kostet.
Die eine Frage, die alles klärt
Stellen Sie sich vor, der Kassenrechner startet morgen frueh nicht mehr. Gehen Sie den Weg gedanklich durch: Woher kommt das Ersatzgerät? Wo ist die Installationsdatei? Wo liegt die letzte Sicherung, und wer kann sie einspielen? Wie kommt die TSE wieder in Betrieb?
Wer diese Fragen beantworten kann, hat einen Notfallplan. Wer an der zweiten hängenbleibt, hat eine Datensicherung – mehr nicht.
Was vorbereitet sein sollte
| Punkt | Warum |
|---|---|
| Aktuelle Sicherung außerhalb des Rechners | Eine Sicherung auf derselben Platte ist bei deren Defekt ebenfalls weg |
| Zugangsdaten griffbereit, aber sicher | Lizenz, Datenbank, Mailkonto – nicht nur im Kopf einer Person |
| Ersatzrechner oder Bezugsquelle | Ein handelsüblicher Windows-PC genügt; wissen, wo er herkommt |
| Telefonnummer des Supports | Nicht nur in der Kontaktliste des Rechners, der gerade defekt ist |
| Umgang mit der TSE | Klären, was mit der Signatureinheit passiert – dazu gleich mehr |
Die Sicherung, die wirklich hilft
Drei Eigenschaften entscheiden:
- Außerhalb des Rechners. Externe Platte, Netzlaufwerk, wechselndes Medium – Hauptsache nicht dieselbe Hardware.
- Regelmäßig und automatisch. Was von Hand gemacht werden muss, wird irgendwann vergessen.
- Mindestens einmal getestet. Eine Sicherung, die noch nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Spielen Sie sie einmal auf einem anderen Rechner ein – danach wissen Sie, dass sie taugt, und wie lange es dauert.
Der wunde Punkt: die TSE
Beim Hardwaretausch ist die Software schnell wieder da. Der Teil, der Aufmerksamkeit braucht, ist die technische Sicherheitseinrichtung. Sie gehört zum Kassensystem und darf nicht einfach weggelassen werden, nur weil es gerade eilig ist.
Klären Sie deshalb vorher mit uns und Ihrem Steuerberater, wie bei Ihrem Aufbau im Ausfallfall zu verfahren ist. Das ist der Punkt, an dem Improvisation teuer wird.
Was im Ernstfall gilt
- Nichts überschreiben. Beim Verdacht auf Datenverlust: Rechner nicht weiter benutzen, erst Lage klären.
- Reihenfolge einhalten. Erst Hardware ersetzen, dann Software installieren, dann Daten einspielen, dann Peripherie anschließen, dann prüfen – nicht alles gleichzeitig.
- Mitschreiben. Was wurde wann gemacht? Das hilft beim nächsten Mal und bei Rückfragen.
- Erst kassieren, wenn der Testbon stimmt. Ein Verkauf, ein Beleg, eine Prüfung – dann ist der Laden wieder offen.
Realistische Zeiten
Mit vorbereitetem Ersatzgerät und getesteter Sicherung ist ein Kassenplatz in ein bis zwei Stunden wieder einsatzbereit. Ohne Vorbereitung vergeht der Tag mit der Beschaffung des Rechners, und die Daten kommen erst am Folgetag zurück.
Der Unterschied liegt also nicht in der Technik, sondern in zwei Stunden Vorbereitung an einem ruhigen Tag.
Fazit
Sicherung außerhalb des Rechners, einmal getestet, Zugangsdaten und Supportnummer unabhängig vom Kassenrechner greifbar, TSE-Vorgehen vorab geklärt. Mehr braucht ein Notfallplan für den Kassenplatz nicht. Wenn Sie ihn einmal mit uns durchgehen möchten: melden Sie sich.